TL;DR
Do GrantBota wchodzą dwa moduły, które zajmują się tym, co zostaje po napisaniu treści wniosku.
- Ofertowanie zbiera dowody cenowe do kwot z budżetu: ceny ze stron dostawców (jako zrzut ekranu z adresem, tytułem strony i datą pobrania), zapytania ofertowe wysyłane po Twoim zatwierdzeniu oraz oferty w PDF, które już masz. Na koniec powstaje zestawienie PDF z medianą i rozrzutem cen.
- Załączniki budują checklistę wymaganych dokumentów dla konkretnego naboru — z cytatem ze źródła przy każdej pozycji i z podziałem na etap aplikowania i etap przed umową. Formularz pomocy de minimis i oświadczenie o statusie MŚP wypełniamy danymi z profilu firmy i rejestrów.
Dlaczego to zrobiliśmy
Wniosek o dofinansowanie to nie jest jeden dokument. To treść merytoryczna plus dwie rzeczy, które trzeba udowodnić albo skompletować.
Pierwsza: kwoty w budżecie muszą odpowiadać cenom rynkowym. W praktyce oznacza to zebranie kilku ofert albo cenników i zrobienie z nich dokumentacji, którą instytucja może zweryfikować.
Druga: do złożenia wniosku potrzebny jest komplet załączników — oświadczenia, formularze pomocy publicznej, dokumenty rejestrowe, zaświadczenia. Lista bywa osobnym plikiem, ale równie często jest rozsypana po regulaminie, a instytucje dodatkowo rozróżniają dokumenty potrzebne przy aplikowaniu od tych wymaganych dopiero przed podpisaniem umowy.
Treść wniosku była dotąd naszą częścią pracy. Te dwa moduły domykają resztę drogi do złożenia.
Jak to działa
Ofertowanie
Zaczynasz od pozycji do wyceny — wpisujesz je ręcznie albo zaciągasz z harmonogramu wniosku, który już masz w GrantBocie. Przy każdej pozycji podajesz nazwę, specyfikację, ilość i szacowaną kwotę netto, a także rynek (domyślnie Polska) i to, czy dopuszczasz sprzęt używany.
Dowody zbierane są z trzech źródeł:
Ceny ze stron. Moduł znajduje strony z ceną i zapisuje każdą z nich jako pełnostronicowy zrzut ekranu opakowany w PDF A4. Nad zrzutem jest metryczka tekstem: adres strony, tytuł, data i godzina pobrania. Dowodem jest widok całej strony — dokładnie taki, jaki instytucja zobaczy, wchodząc pod ten adres.
Zapytania ofertowe. Dla usług i sprzętu bez ceny na stronie moduł przygotowuje zapytanie do konkretnego dostawcy. Nic nie wychodzi automatycznie — widzisz treść i kanał kontaktu, zatwierdzasz, dopiero wtedy zapytanie jest wysyłane. Odpowiedź wraca do projektu i staje się dowodem tak samo jak cena ze strony.
Własne oferty. PDF od dostawcy wrzucasz do projektu, a moduł wyciąga z niego kwoty.
Każdy dowód ma wskazane źródło: fragment materiału, z którego pochodzi kwota. Jeśli kwoty nie da się w tym źródle wskazać, dowód nie wchodzi do wyceny. Tak samo działa zgodność ze specyfikacją — gdy wymagasz konkretnej marki, produkt innej marki nie zostanie przyjęty jako dowód.
Efektem jest zestawienie PDF — załącznik dla instytucji, w którym pokazujemy wyłącznie dowody przyjęte do wyceny, wraz z medianą i rozrzutem. Powody odrzucenia pozostałych widzisz w aplikacji, ale nie w dokumencie, który idzie na zewnątrz.
Załączniki
Checklista powstaje z dokumentów danego naboru. Każda pozycja ma cytat ze źródła — możesz kliknąć i zobaczyć, z którego fragmentu regulaminu albo wykazu wziął się dany wymóg. Pozycje są oznaczone jako obowiązkowe lub warunkowe i rozdzielone na etapy: „przy aplikowaniu" i „przed umową".
Powtarzalne dokumenty wypełniamy za Ciebie. Formularz informacji przedstawianych przy ubieganiu się o pomoc de minimis oraz oświadczenie o statusie MŚP powstają z danych profilu firmy i z rejestrów — KRS, CRBR i SUDOP. Jeśli czegoś brakuje, moduł dopyta o to raz i użyje tej odpowiedzi także w kolejnych dokumentach. Gdy nie mamy kompletu danych, dostajesz pusty wzór instytucji z listą pól do uzupełnienia — zamiast dokumentu wypełnionego zgadywanką.
Resztę kompletujesz sam, ale w gotowych slotach: wgrywasz plik albo oznaczasz pozycję jako „nie dotyczy mnie", a licznik pokazuje, ile dokumentów masz już z głowy. Na końcu pobierasz wszystko jednym kliknięciem.
Dla kogo
Dla każdego, kto dochodzi do etapu, na którym treść wniosku jest napisana, a zostaje dokumentacja. Załączniki dają najwięcej tam, gdzie oświadczeń i formularzy jest dużo — w naborach regionalnych i w pożyczkach. Ofertowanie przyda się każdemu, kto ma w budżecie zakupy sprzętu, oprogramowania lub usług.
Co jeszcze warto wiedzieć
- Sprawozdania finansowe dołączasz samodzielnie. Pozostałe dokumenty z checklisty pobierzesz albo wygenerujesz w GrantBocie.
- Automatyczne wypełnienie formularza de minimis i oświadczenia MŚP działa dla firm wpisanych do KRS. Bez numeru KRS udostępniamy wzór instytucji z listą pól.
- Zapytania ofertowe wychodzą do dostawców dopiero po Twoim zatwierdzeniu — żadne nie wyjdzie bez Twojej wiedzy.
- Przy każdej pozycji checklisty widzisz źródło, z którego wynika wymóg, więc możesz je zweryfikować.
- Dowody cenowe zbieramy na etapie przygotowania wniosku.
FAQ
Czym są dowody cenowe we wniosku o dotację?
To dokumentacja pokazująca, że kwoty w budżecie odpowiadają cenom rynkowym — zwykle kilka ofert, cenników albo zrzutów stron z cenami, zebranych przed złożeniem wniosku.
Jak udokumentować ceny rynkowe w budżecie wniosku?
Trzeba pokazać źródło każdej kwoty w sposób możliwy do odtworzenia: adres strony z datą i godziną pobrania albo ofertę od dostawcy. Ofertowanie w GrantBocie zbiera takie dowody i składa z nich zestawienie PDF.
Jakie załączniki są wymagane do wniosku o dofinansowanie?
To zależy od naboru — najczęściej oświadczenia i formularze pomocy publicznej, dokumenty rejestrowe, zaświadczenia z ZUS i US, a przy pożyczkach także zabezpieczenia. Checklista w GrantBocie wyciąga listę z dokumentów konkretnego naboru.
Czy GrantBot wypełni formularz pomocy de minimis?
Tak. Formularz de minimis i oświadczenie o statusie MŚP wypełniamy danymi z profilu firmy oraz z rejestrów KRS, CRBR i SUDOP.
Czy zapytania ofertowe do dostawców wychodzą automatycznie?
Nie. Zapytanie jest przygotowywane jako projekt, widzisz treść i kanał kontaktu, a wysyłka następuje dopiero po Twoim zatwierdzeniu.
Sprawdź to u siebie
Oba moduły są w GrantBocie. Wejdź na grantbot.ai, otwórz swój wniosek i zobacz, ile z listy załączników możesz odhaczyć od razu.